Ses Kayıtları Verilmeli mi, Dökümleri mi? Erişim Hakkı Sınırları: 2020/13 Sayılı Karar Analizi
Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul), 14/01/2020 tarihli bu kararıyla, KVKK’daki en temel haklardan biri olan “Erişim Hakkı” ile veri sorumlusunun “Veri Güvenliği” yükümlülüğü arasındaki hassas dengeyi kurmuştur. Karar, “veriye erişim”in her zaman “verinin fiziksel kopyasını alma” anlamına gelmediğini tescil etmektedir.
1. Olayın Özeti: “Ses Kayıtlarımı İstiyorum”
Olay: Bir yatırımcı (ilgili kişi), sermaye piyasası işlemleri için aracı kurumla yaptığı telefon görüşmelerinin ses kayıtlarını talep etmiştir. Veri sorumlusu şirket ise; ses kayıtlarının teknolojik olarak tahrif edilebileceği, aleyhte kullanılabileceği ve kayıtlarda üçüncü kişilere ait verilerin (örneğin arka plandaki diğer personel sesleri vb.) de bulunabileceği gerekçesiyle bu talebi reddetmiştir.
İlgili kişi, “Kendi verime ulaşamıyorum” diyerek konuyu Kurul’a taşımıştır.
2. Kurulun Hukuki Değerlendirmesi: Erişim Hakkı vs. Veri Güvenliği
Kurul, Anayasa ve KVKK çerçevesinde “erişim” kavramına yeni bir derinlik kazandırmıştır:
A. Erişim Hakkının Kapsamı (Md. 11)
KVKK Madde 11/b uyarınca ilgili kişinin “bilgi talep etme” hakkı, aynı zamanda o veriye erişim hakkını da kapsar. Kişi, kendi verisinin nasıl işlendiğini tam olarak bilme hakkına sahiptir. Ancak Kurul burada önemli bir şerh düşmüştür:
- Fiziksel Teslim Zorunluluğu Yok: Erişim hakkı, verinin içinde bulunduğu kayıt ortamının (hard disk, sunucu, ham ses dosyası vb.) doğrudan kişiye teslim edilmesini veya kişinin veri kayıt sistemine doğrudan girmesini her zaman gerektirmez.
B. “Makul Erişim” Dengesi
Kurul, iki tarafın haklarını tartmıştır:
- İlgili Kişi: Görüşmenin içeriğini tam olarak bilmek ve haklarını kullanmak istiyor.
- Veri Sorumlusu: Ses dosyasının manipüle edilmesinden ve üçüncü kişilerin verilerinin sızmasından korkuyor.
Çözüm: Verinin içeriğine makul bir şekilde ulaşılması yeterlidir. Ham ses dosyasının verilmesi yerine, bu dosyanın içeriğini tam yansıtan bir metin belgesinin sağlanması bu dengeyi sağlar.
3. Karar Sonucu: “Dosyayı Değil, Dökümü Ver”
Kurul inceleme neticesinde;
- Ses kayıtlarının doğrudan (ses dosyası olarak) ilgili kişiye tesliminin veri güvenliği riskleri barındırabileceği,
- Ancak kişinin içeriği öğrenme hakkının engellenemeyeceği,Gerekçeleriyle; şikâyete konu telefon görüşmesi kayıtlarının dökümlerinin (transkript) içeriğin tam anlaşılmasına imkan tanıyacak şekilde ilgili kişiye gönderilmesine karar vermiştir.
4. Özgür Eralp Perspektifi: “Veriye Ulaşmak, Diski Almak Değildir”
Bilişim hukuku alanındaki tecrübemizde, vatandaşların “Benim sesim, o halde dosya benimdir” mantığıyla hareket ettiğini, şirketlerin ise “Dışarıya veri çıkartamayız” duvarı ördüğünü görüyoruz. Kurul bu kararla orta yolu bulmuştur: “Bilgiyi ver, dijital materyali sakla.”
Bir yatırımcı avukat vizyonuyla uyarım şudur: Şirketler, ses kaydı taleplerini “veremeyiz” diyerek kestirip atmamalıdır. Bu karar uyarınca, dökümleri hazırlayıp sunmak bir yükümlülüktür. Öte yandan, ses kayıt dökümlerini hazırlarken “bazı kısımları atlamak” veya “özet geçmek” değil, tam metni sunmak gerekir. Aksi takdirde, dürüstlük kuralı ihlal edilmiş sayılır. Ses kayıtları mahkemeye delil olacaksa zaten savcılık veya mahkeme kanalıyla ham dosya talep edilebilir; ancak KVKK kapsamında “erişim hakkı” döküm ile sınırlanabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Çağrı merkeziyle yaptığım görüşmenin ses kaydını WhatsApp’tan bana göndermelerini isteyebilir miyim?
Şirketin bu talebi “veri güvenliği” ve “üçüncü kişi gizliliği” gerekçesiyle reddetme hakkı vardır. Ancak Kurul kararı uyarınca, görüşmenin yazılı dökümünü size vermek zorundadırlar.
Şirket “Döküm hazırlamak çok uzun sürüyor, uğraşamayız” diyebilir mi?
Hayır. KVKK Madde 13 uyarınca başvuruyu 30 gün içinde sonuçlandırmak zorundadırlar. Döküm hazırlamak teknik bir imkan dahilindeyse bu talebi yerine getirmelidirler.
Ses kaydı dökümünde diğer personelin ismi geçer mi?
Personelin ismi kişisel veridir. Şirket, veri güvenliği gereği dökümde personelin ismini maskeleyebilir (Müşteri Temsilcisi A. gibi) ancak sizin söylediğiniz ve size söylenen her kelime dökümde yer almalıdır.
2020/13 sayılı karar diğer sektörler için de geçerli mi?
Evet. Sadece sermaye piyasası değil; bankacılık, sigortacılık veya e-ticaret fark etmeksizin tüm sesli görüşme kayıtları için bu “döküm verme” usulü emsal niteliğindedir.
Döküm verildiğinde, ses kaydının aslına uygun olmadığını düşünürsem ne yapabilirim?
Eğer dökümün eksik veya yanlış olduğunu düşünüyorsanız, verilerin düzeltilmesini talep edebilir (Md. 11/d) veya döküm ile ses kaydının adli makamlarca karşılaştırılmasını isteyebilirsiniz.
Kaynaklar
- KVKK Kurumu – 2020/13 Sayılı Karar Özeti
- 6698 Sayılı KVKK (Madde 11, 13 ve 15)
- T.C. Anayasası Madde 20
Etiketler
KVKK, Ses Kaydı Erişimi, Transkript, Erişim Hakkı, Veri Güvenliği, Sermaye Piyasası, İlgili Kişi Hakları, 2020/13 Sayılı Karar, Bilişim Hukuku, Özgür Eralp, Çağrı Merkezi Kayıtları, Döküm Verme Yükümlülüğü
Avukat-Hukuk Danışmanı,
Dijital İçerik oluşturucu,
Kitle fonlama girişimci ve yatırımcısı,
ODTÜ Felsefe Öğrencisi:)
AÖF Yönetim Bilişim Sistemleri Öğrencisi:),