VERBİS Kayıt Zorunluluğunda Kimler Muaf? 2018/32 Sayılı Karar Analizi

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca veri sorumlularının en önemli ödevlerinden biri Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt olmaktır. Ancak her veri sorumlusu bu kayıt sürecine dahil edilmemiştir. Kurul, 02/04/2018 tarihli ve 2018/32 sayılı kararı ile belirli meslek grupları ve kuruluşları, işledikleri verilerin niteliği ve yasal statülerini dikkate alarak bu yükümlülükten istisna tutmuştur.

VERBİS İstisnası Nedir?

Kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmak, o veri sorumlusunun KVKK’ya uymayacağı anlamına gelmez. İstisna tutulanlar; aydınlatma yapma, veri güvenliğini sağlama ve imha politikası oluşturma gibi temel ödevlerden sorumlu olmaya devam ederler; sadece sicile (VERBİS) kayıt ve envanter yükleme yükümlülüğünden muaf olurlar.

Kayıt Yükümlülüğünden Muaf Olanlar Listesi

2018/32 sayılı Kurul kararı uyarınca aşağıdaki gruplar VERBİS’e kayıt olmak zorunda değildir:

1. Manuel Veri İşleyenler: Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak şartıyla, yalnızca otomatik olmayan yollarla (fiziki dosyalama vb.) veri işleyenler.
2. Noterler: Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren tüm noterler.
3. Avukatlar: Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren ve mesleki faaliyetini icra eden avukatlar.
4. Muhasebeci ve Mali Müşavirler: 3568 sayılı Kanun uyarınca faaliyet gösteren SMMM ve Yeminli Mali Müşavirler.
5. Dernek, Vakıf ve Sendikalar: Yalnızca kendi amaçlarına uygun, faaliyet alanıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine veya bağışçılarına yönelik veri işleyenler.
6. Siyasi Partiler: Siyasi Partiler Kanunu’na göre kurulmuş tüm partiler.

Özgür Eralp Perspektifi: “Muafiyet, Denetimsizlik Değildir”

25 yıllık bilişim hukuku tecrübemizde ve Ankara Barosu çatısı altındaki çalışmalarımızda meslektaşlarımızın ve müvekkillerimizin en çok düştüğü yanılgı, “muafiyetin her şeyi serbest kıldığı” düşüncesidir. Bir avukat veya mali müşavir olarak VERBİS’e kayıt olmamanız, ofisinizdeki verilerin çalınması durumunda milyonluk idari para cezalarından veya TCK 136 kapsamındaki hapis cezalarından muaf olduğunuz anlamına gelmez. VERBİS istisnası, bürokrasiyi azaltmaya yönelik bir kolaylıktır; ancak veri güvenliği ve hukuka uygun işleme ödevi baki kalır. Otonom sistemlerin ve yapay zekanın hukuk ofislerine girdiği bu dönemde, manuel işlem istisnasının sınırları da daralmaktadır.

---

Sıkça Sorulan Sorular

1. Bir avukatlık ortaklığım var, VERBİS’e kayıt olmalı mıyım?

Hayır. 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar, 2018/32 sayılı karar uyarınca VERBİS kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur.

2. Derneğimiz dışarıdan bağış topluyor, bu istisnayı bozar mı?

Hayır. Dernekler, vakıflar ve sendikalar; kendi amaçları doğrultusunda ve sadece çalışanları, üyeleri, mensupları veya bağışçılarına yönelik veri işledikleri sürece istisnadan yararlanabilirler.

3. Mali müşavirim, şirketimin bordro işlemlerini yaparken VERBİS’e kayıt olmalı mıyım?

Hayır. 3568 sayılı Kanun kapsamında çalışan mali müşavirler bu kararla muafiyet kapsamına alınmıştır. Ancak bu muafiyet sicile kayıtla ilgilidir; müvekkil verilerini koruma yükümlülüğünüz devam eder.

4. Sadece kağıt üzerinde dosya tutuyorum, hiçbir şekilde bilgisayar kullanmıyorum. İstisna kapsamında mıyım?

Evet. Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olsa dahi yalnızca otomatik olmayan yollarla veri işleyenler istisna kapsamındadır. Ancak bir Excel dosyası veya CRM programı kullanmaya başladığınızda “otomatik işleme” kapsamına girersiniz.

5. İstisna kapsamında olanlar envanter hazırlamak zorunda mı?

VERBİS kaydı için envanter şarttır; ancak kayıt yükümlülüğü olmayanların envanter hazırlama zorunluluğu da teknik olarak bulunmaz. Yine de olası bir denetimde “hesap verebilirlik” ilkesi gereği verilerinizin haritasını bilmeniz tavsiye edilir.

---

Kaynaklar

• KVKK Kurumu – 2018/32 Sayılı Karar Metni
• 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Madde 16)
• Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik
• 1136 Sayılı Avukatlık Kanunu
• 3568 Sayılı SMMM ve YMM Kanunu