VERBİS Kayıt Sürelerinde Büyük Uzatma ve “Hatalı Bildirim” Uyarısı: 2019/387 Sayılı Karar

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 17/12/2019 tarihli ve 2019/387 sayılı kararı ile VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt sürelerini tüm kategoriler için yeniden uzatırken, aynı zamanda veri sorumlularına çok kritik bir uyarıda bulunmuştur. Bu karar, sadece bir “süre uzatımı” değil, aynı zamanda kayıt sürecindeki nitelik ve dürüstlük standartlarını belirleyen bir yol haritasıdır.

Kurulun “Gelişigüzel Kayıt” Tepkisi

Kurul, yaptığı incelemelerde veri sorumlularının sadece idari para cezalarından kaçmak için “Kişisel Veri İşleme Envanteri” hazırlamadan, sisteme rastgele ve tutarsız bilgiler girdiğini tespit etmiştir.

Tespit Edilen Yanlışlıklar:

• İşleme amaçları ile saklama sürelerinin örtüşmemesi.
• Teknik ve idari tedbirlerin gerçek durumu yansıtmaması.
• Sadece başvuru formunu gönderip, kullanıcı adı ve şifre ile sisteme veri girişini (bildirimi) tamamlamamak.

Güncellenen Yeni Kayıt Takvimi

Kurul, hataların düzeltilmesi ve envanter hazırlama süreçlerinin tamamlanabilmesi için süreleri şu şekilde güncellemiştir:

Veri Sorumlusu Grubu	Yeni Son Tarih
Büyük İşletmeler (50 Çalışan veya 25 Milyon TL Bilanço üstü)	30.06.2020
Yurt Dışı Yerleşik Veri Sorumluları	30.06.2020
Özel Nitelikli Veri İşleyen KOBİ’ler (Doktor, Eczane vb.)	31.09.2020
Kamu Kurum ve Kuruluşları	31.12.2020

Kararın Getirdiği Kritik Hatırlatmalar

1. Envanter Zorunluluğu: VERBİS bildirimi bir “form doldurma” işlemi değildir; mutlaka önceden hazırlanmış bir Kişisel Veri İşleme Envanterine dayanmalıdır.
2. Sorumluluk Beyan Edene Ait: Sicile girilen bilgilerin doğruluğundan, güncelliğinden ve hukuka uygunluğundan bizzat veri sorumlusu sorumludur.
3. 7 Gün Kuralı: Sicildeki bilgilerde bir değişiklik olması halinde, bu değişikliğin 7 gün içinde VERBİS üzerinden güncellenmesi zorunludur.
4. Kayıt vs. Bildirim: Sadece başvuru formunu iletmek yükümlülüğü yerine getirmek değildir. Sistem üzerinden “Sicile Kayıt” butonu ile bildirim tamamlanmalıdır.

Özgür Eralp Perspektifi: “Kopyala-Yapıştır Envanterle Hukuk Korunmaz”

Bilişim hukuku alanındaki 25 yıllık tecrübemizde gördük ki; süre uzatımları işletmelerde bir “rehavet” yaratmaktadır. Ancak bu karar, Kurul’un VERBİS girişlerini aktif olarak denetlediğinin en somut kanıtıdır.

Bir yatırımcı avukat vizyonuyla uyarım şudur: Başka bir şirketin VERBİS bilgilerini kopyalayarak sisteme girmek, olası bir denetimde “yanıltıcı beyan” kapsamında değerlendirilecek ve yaptırımı çok daha ağır olacaktır. VERBİS, şeffaflık ve hesap verebilirlik aracıdır. Bu ek süreyi, kağıt üzerinde bir kayıt için değil, gerçek bir veri disiplini oluşturmak için kullanmalısınız.

---

Sıkça Sorulan Sorular

1. Başvuru formunu kargo ile gönderdim, yükümlülüğüm bitti mi?

Hayır. Kararda açıkça belirtildiği üzere, Kurumdan gelen şifre ile sisteme girip bildirimi (veri girişini) tamamlamadığınız sürece yükümlülüğünüzü yerine getirmemiş sayılırsınız.

2. Veri envanteri hazırlamadan VERBİS kaydı yapabilir miyim?

Teknik olarak sistem izin verse de Kurul bu durumu “mevzuata aykırılık” olarak tanımlamıştır. Envantere dayanmayan her kayıt, denetimlerde geçersiz sayılabilir ve ceza sebebi olabilir.

3. Yanlış girdiğim bilgileri düzeltme imkanım var mı?

Evet. Bu süre uzatımının ana amaçlarından biri de hatalı kayıtların düzeltilmesidir. 30.06.2020 tarihine kadar bilgilerinizi envanterinizle uyumlu hale getirmelisiniz.

4. Kamu kurumları neden daha uzun süreye sahip?

Kamu kurumlarının karmaşık organizasyon yapıları ve veri yoğunluğu nedeniyle envanter hazırlama süreçleri daha fazla zaman aldığı için Kurul en uzun süreyi kamuya tanımıştır.

5. 50 çalışan sınırını 2020 başında aşan bir şirket ne yapmalı?

Sınırı sonradan aşanlar, şartları sağladıkları tarihten itibaren 30 gün içinde sicile kayıt başvurusunda bulunmalıdır.

---

Kaynaklar

• KVKK Kurumu – 2019/387 Sayılı Süre Uzatımı Kararı
• [şüpheli bağlantı kaldırıldı]
• Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik
• 6698 Sayılı Kanun (Geçici Madde 1)
• Ankara Barosu Bilişim Kurulu VERBİS Rehberleri