Kooperatiften İstifa Sonrası Veri İşleme ve “Unutulma” Hakkı: 2023/892 Sayılı Karar Analizi

Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul), 25/05/2023 tarihli ve 2023/892 sayılı kararı ile kooperatif ortaklığından resmen ayrılan (istifa eden) bir kişinin verilerinin, kooperatif tarafından genel kurul davetiyesi gönderilmesi suretiyle işlenmeye devam edilmesini “hukuka aykırı” bulmuştur. Bu karar, kooperatif yönetimi ile ortaklar arasındaki “üyelik statüsü” sona erdiğinde veri işleme faaliyetinin de durması gerektiğini net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Olayın Özeti: İstifaya Rağmen Gelen Genel Kurul Davetiyesi

İlgili kişi, noter aracılığıyla gönderdiği ihtarname ile kooperatif ortaklığından ayrıldığını beyan etmiştir. Buna rağmen kooperatif yönetimi;

1. İlgili kişiye genel kurul davetiyesi göndermeye devam etmiş,
2. Kişisel verilerini KOOPBİS (Kooperatif Bilgi Sistemi) üzerinde tutmaya devam etmiş,
3. İlgili kişinin “verilerimi silin” talebine yasal süresi (30 gün) içinde cevap vermemiştir.

Kooperatifin Savunması: “Dilekçeye Rastlamadık”

Veri sorumlusu kooperatif, yönetim kurulunun istifalar nedeniyle dağıldığını, kayıtların düzensiz olduğunu ve ilgili kişinin ayrılma dilekçesine evraklarda rastlanmadığını savunmuştur. KOOPBİS sistemindeki kayıtlar için ise Bakanlığı işaret ederek sorumluluğun kendilerinde olmadığını belirtmiştir.

Kurulun Hukuki Değerlendirmesi

Kurul, uyuşmazlığı iki temel noktada incelemiştir:

1. Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) Kayıtları

Kurul, KOOPBİS sisteminin kurucusunun ve yöneticisinin Ticaret Bakanlığı olduğunu saptamıştır. Bakanlık ile yapılan yazışmalarda, sistemdeki eski kayıtların memurlar tarafından girildiği ve kooperatifin bu aşamada sisteme doğrudan müdahale yetkisinin olmadığı anlaşıldığından, KOOPBİS kayıtları nedeniyle kooperatife bir sorumluluk yüklenmemiştir.

2. Ortaklığın Sona Ermesi ve Devam Eden Tebligatlar

• Kanuni Karine: 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu (Md. 13) uyarınca, bir ortağın istifası noter aracılığıyla bildirilirse, bildiri tarihinden itibaren ortaklıktan çıkma gerçekleşmiş sayılır.
• İşleme Şartının Ortadan Kalkması: Ortaklık noter ihtarnamesi ile resmen sona erdiği andan itibaren, kooperatifin o kişiye “ortak” sıfatıyla genel kurul davetiyesi göndermesi için gereken “bir sözleşmenin kurulması veya ifası” veya “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü” gibi şartlar (Md. 5) ortadan kalkmıştır.

Karar Sonucu: 50.000 TL İdari Para Cezası ve Uyarı

Kurul inceleme neticesinde;

• Ortaklıktan ayrılan kişiye genel kurul davetiyesi gönderilerek verilerinin hukuka aykırı işlenmeye devam edilmesi nedeniyle kooperatife 50.000 TL idari para cezası uygulamıştır.
• Kişinin adının internet sitesindeki pay listesinden karardan önce çıkarılmış olması nedeniyle imha talebi hakkında ayrıca bir işlem yapılmasına yer olmadığına karar vermiştir.
• İlgili kişinin başvurusuna 30 gün içinde cevap vermeyen kooperatif, bu konuda talimatlandırılmıştır.

Özgür Eralp Perspektifi: “Noter İhtarnamesi Veri İşleme İçin Durdurma Butonudur”

Bilişim hukuku alanındaki 25 yıllık tecrübemizde, kooperatiflerin ve sitelerin “eski üyeleri” listelerinden çıkarmakta ne kadar yavaş davrandığını sıkça görüyoruz. Kurul’un bu kararı; “Dilekçeyi bulamadık” veya “Sistem karışık” gibi idari mazeretlerin KVKK karşısında geçerli olmadığını göstermektedir.

Bir yatırımcı avukat vizyonuyla uyarım şudur: Kooperatif yönetimleri, noter kanalıyla gelen her istifa bildirimini sadece “ortaklık payı” açısından değil, “veri yönetimi” açısından da değerlendirmelidir. Ortaklık bittiği an, o kişinin tebligat listelerinden çıkarılması yasal bir zorunluluktur. Ayrıca, ilgili kişiden gelen başvurulara “cevap vermemek” başlı başına bir ihlaldir; olumsuz bir durum olsa bile 30 gün içinde gerekçeli cevap iletmek veri sorumlusunun en temel ödevidir.

---

Sıkça Sorulan Sorular

1. Kooperatiften istifa ettim ama hâlâ mesaj/mektup alıyorum, ne yapmalıyım?

Öncelikle kooperatif yönetimine KVKK Madde 13 kapsamında yazılı bir başvuru yaparak ortaklığınızın sona erdiğini ve verilerinizin silinmesini talep edin. Eğer 30 gün içinde cevap alamazsanız veya gelen cevap tatmin edici değilse Kurul’a şikayette bulunabilirsiniz.

2. Kooperatif “Yönetim kurulu toplanmadı, istifanı kabul edemedik” diyebilir mi?

Hayır. Noter aracılığıyla istifa bildirimi yapıldığında, kooperatif yönetimi kabul etse de etmese de 1163 sayılı Kanun uyarınca ortaklık o tarihte sona erer.

3. İstifa ettikten sonra verilerim tamamen silinmeli mi?

Kooperatif, geçmişteki mali kayıtlar ve denetim yükümlülükleri için verilerinizi “arşiv” modunda belirli bir süre saklayabilir. Ancak sizi aktif listelerde tutarak genel kurul davetiyesi göndermeye devam edemez.

4. KOOPBİS’teki yanlış kaydımı nasıl düzeltebilirim?

Kooperatif Bilgi Sistemi’ndeki veriler kooperatif yönetimi tarafından güncel tutulmalıdır. Yönetime başvurarak sistemdeki “ortak” statünüzün “ayrılmış” olarak güncellenmesini isteyebilirsiniz.

5. Kurul neden sadece 50.000 TL ceza verdi?

Kurul, idari para cezalarını belirlerken ihlalin niteliği, veri sorumlusunun (kooperatifin) kusuru ve ekonomik durumu gibi faktörleri göz önünde bulundurur. Kabahatin “haksızlık içeriği” bu tutarın belirlenmesinde etkili olmuştur.

---

Kaynaklar

• KVKK Kurumu – 2023/892 Sayılı Karar Özeti
• 6698 Sayılı KVKK (Madde 5, 7, 12, 13, 18)
• 1163 Sayılı Kooperatifler Kanunu (Madde 13)
• Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) Yönetmeliği